Lors d'un entretien d'absentéisme, vous abordez, en votre qualité de manager, de collaborateur des RH ou de chef d'entreprise, l'absence (répétée) avec votre collaborateur, et ce de manière chaleureuse et professionnelle. Ce faisant, vous misez sur une relation de confiance tout en établissant un certain nombre d'accords clairs.
L'entretien n'a pas pour but de contrôler ou de blâmer un collaborateur absent, mais de témoigner une attention sincère et d'identifier les causes sous-jacentes de l'absentéisme. Et ce, tant au niveau individuel, qu'à celui du département ou de l'entreprise. L'objectif est d'avoir une conversation positive et d'examiner ensemble les possibilités de retour au travail le plus rapidement possible.
Les entretiens d'absentéisme font partie de procédures claires concernant le signalement des maladies. Ces accords abaissent le seuil de la reprise du travail et peuvent réduire l'absentéisme évitable.
Comment mener un entretien d'absentéisme ?
Les entretiens d’absentéisme sont utiles à divers moments et pour différents types d’absentéisme.
- Avant la notification de maladie : restez attentif et prenez contact avec un collaborateur si son comportement semble anormal, cela peut s'exprimer notamment par la prise plus régulière de jours de congé, une diminution de la productivité, un manque de concentration ou une propension à être dissipé, triste et stressé.
- Au moment de la notification de maladie : au cours d’un premier entretien, vous effectuez un suivi pratique de l’absence, vous estimez sa durée et vousinsistez sur l’importance du collaborateur au travail.
- Pendant l’absence : vous suivez l’évolution de l’état de santé de votre collaborateur et évitez ainsi une distanciation par rapport au travail. Ce dernier point revêt une importance particulière dans les cas d’absences de longue durée et abaisse le seuil pour le retour au travail.
- Au moment du retour au travail : vous expliquez les liens éventuels entre travail et absentéisme (p. ex. le contenu de la fonction ou les relations sur le lieu de travail), vous veillez à ce que le collaborateur puisse recommencer à travailler dans de bonnes conditions et vous convenez d'accords pour prévenir l'absentéisme évitable. Il est préférable de continuer à suivre, pendant une certaine période, un employé qui a été absent afin de voir comment il se porte.
Conseils pour des entretiens d'absentéisme professionnels et chaleureux.
Chaque entretien d’absentéisme est unique. De nombreux facteurs ont une influence : le collaborateur qui est absent, la « phase d'absence » lors de laquelle se déroule l'entretien, la durée de l'absentéisme (longue, courte, fréquente ou sporadique)... Toutefois, le ton de chaque entretien d'absentéisme doit être chaleureux et professionnel : le soutien s'accompagne de responsabilités et procédures claires. Ces trois règles empiriques vous aideront.
1. Ecoutez avec ouverture et sans préjugés
Donnez autant que possible au collaborateur l’opportunité faire part spontanément de son récit. Prenez le temps d’écouter attentivement : entre les lignes se cache souvent un problème plus profond.
Ne laissez pas transparaître d’éventuelles frustrations dans le ton de votre voix, même si vous soupçonnez que le collaborateur s’est absenté inutilement. Lors du retour au travail, montrez votre intérêt pour la situation du collaborateur.
2. Cherchez ensemble les causes et les solutions
Posez les bonnes questions ouvertes. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas autorisé à vous renseigner sur la nature et la cause de la maladie en tant que telle. Adoptez dès lors une approche – si possible – plus globale et sondez la perception des conditions de travail, de l’ambiance au travail, du contenu de la fonction, etc. Vous découvrirez peut-être ainsi des difficultés structurelles sur le lieu de travail, par exemple lorsque plusieurs personnes déclarent que la pression au travail est trop élevée. Renseignez-vous également sur tout autre déclencheur d'absence.
Recherchez ensuite des solutions ensemble. Celles-ci peuvent être individuelles, par exemple une modification de l’ensemble des tâches, mais aussi collectives. En proposant des mesures à plusieurs collaborateurs, vous aidez peut-être également des collègues confrontés à des problèmes similaires, mais qui n’ont pas (encore) passé le cap de l’absentéisme. Ainsi, la rotation des tâches, les adaptations ergonomiques et les formations sont autant de mesures pouvant contribuer à prévenir l’absentéisme.
3. Convenez d'accords précis
La valeur des entretiens d’absentéisme est tributaire de cette troisième règle d’or. Si les deux conseils précédents sont axés sur la chaleur, l'aspect professionnel est également crucial. Complétez l'écoute par des accords clairs. Si vous ne convenez pas d'accords ou si vous oubliez de les communiquer, vous risquez que l’entretien n’ait aucun effet sur le comportement ou sur la perception du collaborateur en question.
Cette règle est valable pour tous les types d’absentéisme. En cas de brève absence ponctuelle, vous devez surtout mettre en place des arrangements pratiques :
- Qui reprend la gestion des affaires en cours ?
- Quand le collaborateur reprendra-t-il le travail ?
- Informez également les collègues et le service du personnel des accords conclus.
En cas d’absentéisme plus long ou fréquent, intégrez les solutions trouvées dans un plan d’action précis. Vérifiez également si le collaborateur comprend bien les accords afin d’éviter tout malentendu ultérieur.
