Tijdens een verzuimgesprek bespreekt u als leidinggevende, hr-medewerker of zaakvoerder de (herhaaldelijke) afwezigheid met uw medewerker op een warm-zakelijke manier. Daarbij zet u in op een vertrouwensband en bepaalt u tegelijk een aantal heldere afspraken.

Het gesprek dient niet om te controleren of om een afwezige medewerker te beschuldigen, maar wel op oprecht aandacht te tonen en om de onderliggende oorzaken van verzuim te achterhalen. Zowel op individueel niveau, maar ook op afdelings- of organisatieniveau. Het doel is om tijdens een positief gesprek samen te bekijken wat de mogelijkheden zijn om werk terug op te nemen, van zodra dat mogelijk is.

Verzuimgesprekken maken deel uit van duidelijke procedures rond ziektemelding. Die afspraken verlagen de drempel om het werk te hervatten, en kunnen vermijdbaar verzuim terugdringen.

Wanneer voert u een verzuimgesprek?

Verzuimgesprekken zijn nuttig op verschillende momenten en voor diverse soorten verzuim.

  • Vóór de ziektemelding: hou de vinger aan de pols en spreek een medewerker aan bij afwijkend gedrag zoals vaker verlof opnemen, dalende productiviteit, een gebrek aan concentratie of een verstrooide, trieste en gestresseerde indruk.
  • Bij de ziektemelding: met een eerste gesprek volgt u de afwezigheid praktisch op, schat u in hoe lang de afwezigheid kan duren en geeft u het signaal dat u zich bekommert over de medewerker.
  • Tijdens de afwezigheid: u volgt de evolutie van de inzetbaarheid en verwachtingen op en vermijdt vervreemding van het werk. Dat laatste is vooral van belang bij langdurige afwezigheid en verlaagt de drempel om terug te keren naar de werkvloer.
  • Bij terugkeer: u legt mogelijke verbanden bloot tussen het werk en het verzuim (bv. de jobinhoud of relaties op de werkvloer), zorgt dat de medewerker vlot opnieuw aan de slag kan en maakt afspraken om vermijdbaar verzuim te voorkomen. Een werknemer die langdurig afwezig was, blijft u best nog een tijdlang opvolgen om te zien hoe het met hem of haar gaat.

Tips voor warm-zakelijke verzuimgesprekken

Geen twee verzuimgesprekken zijn identiek. Tal van factoren hebben een invloed: de medewerker die uitvalt, de ‘verzuimfase’ waarin het gesprek plaatsvindt, de duur van het verzuim (lang, kort, frequent of sporadisch) … Toch hoort de toon van elke verzuimgesprek warm-zakelijk te zijn: ondersteuning komt met duidelijke procedures en verantwoordelijkheden. Deze drie vuistregels helpen daarbij.

  1. Luister open en onbevooroordeeld
    Geef de medewerker zo veel mogelijk de kans om spontaan zijn of haar verhaal te doen. Neem de tijd om goed te luisteren, tussen de regels zou er immers een dieperliggend probleem kunnen schuilen.

    Eventuele frustraties laat u beter niet doorschijnen in uw toon, ook niet wanneer u vermoedt dat de medewerker onnodig verzuimt. Bij de terugkeer toont u interesse voor de situatie van de medewerker.

  2. Zoek samen naar oorzaken en oplossingen
    Stel de juiste open vragen. Als werkgever mag u niet informeren naar de aard en oorzaak van die ziekte zelf. Pak het daarom – indien mogelijk – ruimer aan, en pols naar de beleving van de arbeidsomstandigheden, de werksfeer, de jobinhoud enz. Zo ontdekt u misschien structurele moeilijkheden op de werkvloer, bijvoorbeeld wanneer verschillende mensen aangeven dat de werkdruk te hoog is. Informeer ook naar eventuele andere verzuimtriggers.

    Ga daarna samen op zoek naar oplossingen. Die kunnen individueel zijn, bijvoorbeeld een aanpassing van het takenpakket, maar ook collectief. Door maatregelen aan verschillende medewerkers aan te bieden, helpt u misschien ook collega’s die met gelijkaardige uitdagingen kampen maar er (nog) niet door verzuimden. Zo kunnen jobrotatie, ergonomische aanpassingen en opleidingen allemaal verzuim helpen voorkomen.

  3. Maak duidelijke afspraken
    De waarde van verzuimgesprekken staat of valt met deze derde vuistregel. Terwijl de vorige twee tips op warmte focussen, is ook een zakelijk aspect cruciaal. U vult het luisterende oor aan met duidelijke afspraken. Legt u er geen vast of vergeet u ze te communiceren, dan riskeert het gesprek geen effect te hebben op het gedrag of de beleving van de medewerker in kwestie.

    Dat geldt voor alle soorten verzuim. Bij een korte, eenmalige afwezigheid moet u vooral praktische regelingen treffen:
    1. Wie volgt lopende zaken op?
    2. Wanneer komt de medewerker terug?
    3. Breng ook collega’s en de personeelsdienst op de hoogte van de gemaakte afspraken.

Bij langer of frequent verzuim zet u de oplossingen samen uit in een duidelijk actieplan. Ga ook na of de medewerker de afspraken goed begrijpt om misverstanden later te vermijden.

Maak verzuim bespreekbaar in uw organisatie.
Alleen met goede verzuimgesprekken legt u de verschillende verzuimtriggers bloot. Maar hoe pakt u die vervolgens aan? En welke rol spelen leidinggevenden verder in het verzuimbeleid? Schrijf u in voor onze themanieuwsbrief ‘Verlicht verzuim in vijf weken’. Elke week houden we een ander aspect van verzuim tegen het licht.

Worstelen leidinggevenden met verzuimgesprekken, of weten ze niet hoe eraan te beginnen? In de opleiding verzuimgesprekken krijgen ze de nodige technieken onder de knie.