Werkgeversverzuim neemt verschillende vormen aan. Bijvoorbeeld als de bedrijfstop het nalaat om een verzuimaanpak uit te werken. Of wanneer hr verzuim als een louter administratief proces beschouwt en leidinggevenden onvoldoende ondersteunt. Of ook: wanneer die leidinggevenden te weinig of geen tijd investeren in verzuimgesprekken.
Maar hoe doorbreekt u die spiraal? Bart Teuwen, Algemeen Directeur van Certimed, geeft 5 vuistregels:
1. Durf verzuim en inzetbaarheid aansnijden
“Over een ziekte praten is not done, dat is het terrein van de arts. Maar u kunt wel – zonder met de vinger te wijzen – de gevolgen van verzuimgedrag aantonen voor het team en de organisatie, ondersteund met cijfers en feiten vanuit hr. Want zodra het taboe rond verzuim verdwenen is, kunt u het ook hebben over het verhogen van de inzetbaarheid, bijvoorbeeld door aanpassingen aan het takenpakket.”
2. Maak werk van een open gesprekscultuur
“In plaats van tégen elkaar, moeten we leren om mét elkaar te praten vanuit een oprechte interesse. Zodra iedereen – van hoog tot laag in de organisatie – die mentale shift gemaakt heeft, zullen problemen sneller op tafel komen. Er leeft immers geen angst meer voor conflict of andere negatieve gevolgen.”
Lees meer over de warm-zakelijke dialoog
3. Creëer een omgeving waar vertrouwen heerst
“Een open gesprekscultuur houdt enkel steek wanneer er vertrouwen is. Vanuit het management en hr laat u uw medewerkers voelen dat u het oprecht goed meent met hen. Concreet: dat ze met hun problemen altijd bij iemand terechtkunnen, in alle discretie en zonder dat het tegen hen zal worden gebruikt. De leidinggevende zal normaal gezien hun eerste aanspreekpunt zijn. Voorzie wel de nodige uitwegen, want net die leidinggevende kan soms deel uitmaken van het probleem.”
Lees meer over de factoren die verzuim kunnen uitlokken
4. Versterk de vaardigheden van uw leidinggevenden
“Mogelijk durven uw leidinggevende of hr-medewerkers niet over verzuim en inzetbaarheid praten, omdat ze er de sociale vaardigheden voor missen. Uw mensen ondersteunen is dan de boodschap. Laat hen een training gesprekstechnieken volgen, en maak werk van een gespreksleidraad voor tijdens de verzuimgesprekken.”
5. Maak voldoende tijd vrij voor de opvolging van verzuim
“Misschien lukt het uw leidinggevenden niet om verzuimgesprekken ingepland te krijgen in hun overvolle agenda. Of uw hr-dienst raakt door de hoge workload niet verder dan administratieve opvolging. Het zijn heel herkenbare situaties. Maar wilt u een verzuimbeleid opzetten dat organisatiebreed gedragen wordt, dan moet u er toch rekening mee houden dat het een werk van lange adem is. Schuif dus met hr en uw leidinggevenden aan tafel en bedenk oplossingen om structureel tijd vrij te maken.”
U merkt het, verzuim aanpakken is een zaak van de hele organisatie. Van het management dat het beleid mee uitdraagt. Van hr die de verzuimcijfers monitort en toeziet op de naleving van de procedures. Van de leidinggevenden die het eerste aanspreekpunt zijn voor de medewerker. En, tot slot, van iedere collega binnen elk team: zij vangen bij elkaar de eerste alarmsignalen voor verzuim op en houden mee de lijn open met de zieke collega.”
