Het projectplan : de leidraad om te groeien naar een duurzaam positief verzuimbeleid

Maar wat is ‘in de kinderschoenen’? “Voor u effectief kunt bouwen aan een positief verzuimbeleid, moet u weten hoe matuur uw organisatie is op vlak van verzuim”, vertelt Dana Paris. Als verzuimconsultant bij Certimed stimuleert en begeleidt ze bedrijven om een duurzaam positief verzuimbeleid te ontwikkelen. Het projectplan hiervoor opstellen verloopt in 3 stappen.

“Pas als we een zicht hebben op de huidige verzuimaanpak en -problematiek, kunnen we samen doelgericht een plan uitwerken op basis van onze 5 stappenmethode”, aldus Dana. . We zitten rond de tafel voor een diepgaand gesprek met de hr-verantwoordelijke of een andere sleutelfiguur binnen de organisatie. Dit diepte-interview brengt meer helderheid over de maturiteit van het verzuimbeleid.”

Hoe gaat dat concreet in zijn werk?

Dana: “We gebruiken een vaste checklist: is er een directe aanleiding om verzuim op de agenda te zetten? Welk doel wilt u bereiken met uw inspanningen? Beschikt u vandaag al over verzuimprocedures? Monitort u bepaalde verzuimcijfers? Is uw huidige aanpak eerder reactief of proactief? Zijn de leidinggevenden betrokken, of is verzuim vooral een hr-zaak? Enzovoort.”

Samen planten we de vlag

• Fase 1: verzuimprocedures
  U volgt de arbeidswetgeving en u beschikt over een arbeidsreglement waarin de verzuimprocedures beschreven zijn. Een visie of een verzuimbeleid is er (nog) niet en de verzuimprocedures zijn niet altijd duidelijk of ingeburgerd. Er worden nauwelijks verzuimcijfers bijgehouden en er is geen dialoog rond verzuim.
  
• Fase 2: verzuimbeleid
  U hebt een verzuimbeleid met een transparante verzuimaanpak uitgewerkt. U volgt verzuim op een gestructureerde manier op. Iedereen kent de verzuimprocedures en ze bieden houvast, zowel voor de verzuimende medewerker als voor de leidinggevende. Bovendien communiceert u over de verzuimcijfers en de impact ervan op de werkorganisatie. Dat verzuimbeleid kan een onderdeel zijn van uw bredere welzijnsbeleid en bevat een visie en actiepunten rond werkbelasting, belastbaarheid én re-integratie.
  
• Fase 3: positief verzuimbeleid
  In uw verzuimbeleid overheerst een positieve houding. Het uitbouwen van een vertrouwensrelatie tussen leidinggevenden en medewerkers staat centraal en een warm-zakelijke dialoog wordt gestimuleerd. Niet alleen houden ze contact tijdens de verzuimfase, maar ze hebben ook aandacht voor de onderliggende factoren die verzuim kunnen uitlokken en maken de inzetbaarheid van medewerkers bespreekbaar.
  
• Fase 4: duurzaam positief verzuimbeleid
  Uw positief verzuimbeleid staat stevig op zijn poten. Meer nog: elke dag opnieuw streeft u een duurzame verandering na van uw bedrijfscultuur. Uw werkomgeving focust op preventie en een proactieve verzuimaanpak, u moedigt voorbeeldgedrag aan en iedereen voelt zich betrokken. Uw medewerkers zoeken zelf actief mee naar oplossingen om hun eigen inzetbaarheid en die van hun team op peil te houden.

Op basis van de inzichten uit de scan – de eerste stap – bepaalt de verzuimconsultant dus de maturiteitsfase waarin uw organisatie zich bevindt. Maar daar stopt het niet bij.

Dana: “We stellen ook een projectplan op: welke stappen moet u concreet nog zetten om vanuit de bestaande situatie het einddoel – een duurzaam positief verzuimbeleid – te halen? Denk bijvoorbeeld aan coaching van leidinggevenden, het leren voeren van verzuimgesprekken en het interpreteren van verzuimcijfers. Zo krijgen het traject op maat en de tijdslijn om uw verzuimbeleid uit te rollen stilaan vorm.”

En last but not least: de Return On Investment (ROI) van het positieve verzuimbeleid wordt becijferd in het projectplan.

Dana: “Vaak zijn organisaties bezorgd over de extra werklast en het bijbehorende kostenplaatje. Daarom zetten we de investeringen altijd ook eens af tegen wat het kort verzuim de organisatie momenteel kost. Meestal een serieuze eyeopener.”