Soms komen uw medewerkers in een situatie waarin ze de keuze hebben tussen verzuimen of (opnieuw) inzetbaar zijn. Het verzuimcijfer van uw organisatie is mee het resultaat van die keuzes. De cijfers liegen er trouwens niet om: 65 tot 70% van de ziektedagen valt binnen de categorie ‘vermijdbaar verzuim’.
Gelukkig kunt u heel wat ondernemen om dat vermijdbare verzuim terug te dringen. Inzicht in het samenspel van factoren is daarbij een eerste stap:
1: werkgerelateerde factoren
Een open deur: vermijdbaar verzuim wordt in de eerste plaats bepaald door hoe mensen hun job en werkrelatie ervaren. Collega’s die een vertrouwensband hebben met elkaar en hun leidinggevende, bijvoorbeeld, vinden steun bij elkaar en zullen er dan ook alles aan doen om inzetbaar te blijven.
In crisismomenten organiseren ze zich om samen de beste oplossing te vinden voor het hele team. Omgekeerd valt de dialoog stil als dat wederzijdse vertrouwen er niet is. Verzuim kan dan een vluchtweg zijn.
Binnen de werkrelatie situeren verzuimfactoren zich binnen een of meerdere van de vijf A’s:
- Arbeidsorganisatie: hoe zit het met taakverdeling, controle en evaluatie? Voelt de medewerker zich gesteund door de leidinggevende? Ervaart de medewerker de organisatie als stabiel en veilig?
- Arbeidsinhoud: is het werk interessant, duidelijk en afgestemd op de skillset van de medewerker? is de werklast haalbaar? Wie draagt waar verantwoordelijkheid voor?
- Arbeidsvoorwaarden: heeft de medewerker het gevoel dat hij loon naar werken krijgt? Zijn de voorwaarden marktconform en intern billijk?
- Arbeidsomstandigheden: is de werkomgeving aangenaam, gezond en met respect voor de medewerkers ingericht?
- Arbeidsverhoudingen of interpersoonlijke relaties: worden medewerkers betrokken bij het managen van het team? Staat de leidinggevende open voor feedback? Is hij of zij erg controlerend of werkt het team samen naar targets?
2: individuele factoren
Van gezondheidsproblemen tot een moeilijke gezins- of financiële situatie: het zijn stuk voor stuk issues die het fysieke en mentale welzijn beïnvloeden. En dus ook het gedrag van de medewerker binnen de werkrelatie. Al die factoren kunnen dus mee verzuim uitlokken. Soms zien mensen zelfs geen andere mogelijkheid meer dan ‘zich ziek laten schrijven’.
De kans is reëel dat uw medewerker zijn of haar privéproblemen zal proberen te verbergen, bijvoorbeeld uit schaamte. Maar misschien stuurt hij of zij wel non-verbale signalen uit die verklappen dat er iets niet pluis is (bv. een trieste of vermoeide indruk, concentratieproblemen, een afstandelijke tot zelfs cynische houding).
3: omgevingsfactoren en maatschappij
Naast het ziektebriefje – hét symbool van de medicalisering van verzuim – zijn er nog tal van andere maatschappelijke en omgevingsfactoren die inwerken op de werkrelatie. Concreet gaat het over de omgeving en het sociale netwerk – zowel professioneel als privé – van de medewerker met zijn waarden, eisen en het bijbehorende voorbeeldgedrag. Is een gezonde levensstijl belangrijk? En hoe zit het met carrière en werkethos?
Die waarden worden op hun beurt versterkt door de hoge verwachtingen vanuit de samenleving op het vlak van professioneel succes en een geslaagd leven tout court. En in onze 24/7 geconnecteerde wereld wordt iedereen daar continu mee geconfronteerd.
Een ding is zeker: wie vaak met het gevoel zit dat hij tekortschiet qua verwachtingen en eisen vanuit zijn omgeving niet kan inlossen, zal zich minder goed in zijn vel voelen en bijgevolg minder (werk)plezier ervaren. Misschien legt hij of zij de schuld voor dat mislukken wel (deels) in het werk.
De next step: verzuim bespreekbaar maken
Minder werkplezier is een sterke indicator van aankomend verzuim, net zoals afstandelijk, cynisch, futloos of angstig gedrag. Herkent u gedragsveranderingen bij een medewerker of binnen een team? Toon dan oprechte interesse en bied een luisterend oor. Maak uw medewerker ook altijd duidelijk dat hij of zij in alle vertrouwen kan praten – niets zal tegen hem of haar gebruikt worden.
Vlot verzuimgesprekken voeren? Check onze opleiding.
Tot slot, minstens even belangrijk als elk individueel gesprek: lessen trekken uit alle gesprekken en met de feedback aan de slag gaan om verder te bouwen aan de werkrelatie. Want als uw medewerkers voelen dat er met hun opmerkingen rekening wordt gehouden, dan zullen ze zich meer gewaardeerd voelen. En laat dat nu net een van dé sleutels zijn tot een groter engagement.
